接案工作者同時是好幾個角色：業務、執行、財務、客服。桌面如果只是堆放檔案，很容易在忙的時候漏掉某一環。
柵欄一：待報價與待簽約
每個新詢價先建一個資料夾放進這個柵欄，內容包含需求紀錄與報價草稿。簽約後移到「進行中」，沒成交就整批刪除。
柵欄二：進行中
每個案子一個子資料夾，裡面固定四個檔案：合約、需求確認、交付版本、修改紀錄。這個結構固定下來，之後每個案子都照抄。
柵欄三：待收款
已交付但還沒收到款項的案子放這裡。這個柵欄每個月看一次，比記在腦子裡可靠。
成品不要放桌面
交付用的成品檔案體積大、版本多，放在雲端或外接硬碟，桌面只放連結或最近一版。桌面是工作台，不是倉庫。